Mehr Zeit im Projekt
die Bürostruktur für Architekten
... einfach SIMPLE.
STRUKTUR
KOMPONENTEN
ABLAUF
Aus nur drei Komponenten entsteht eine erfolgreich arbeitende Organisationsstruktur und schafft Zeit fürs Wesentliche ... die konsequente und erfolgreiche Arbeit im Projekt. Für Architekten gestaltet sich nunmehr der Aufbau eines funktionierenden Büro- und Projektmanagements ... einfach SIMPLE.
Architekten und Unternehmer sind häufig der Überzeugung, auftretende Probleme im Büromanagement und der Projektabwicklung ließen sich ausschließlich durch den Einbau einer neuen Management-Software beheben. Die Nutzung im Alltag zeigt schnell, dass eine Software durchaus die funktionale Handhabung von z. B. Kontakten, Schriftverkehr, Honoraren und Ressourcen effizienter gestaltet, allerdings in der Regel für inhaltliche Lösungen im z. B. Projekt-, Bauherren-, Entscheidungs- und Funktionsmanagement wenig zusätzliches KNOW-HOW. bietet. Für eine funktionierende und erfolgreich arbeitende Organisationsstruktur eines Architekturbüros werden daher zwei weitere Komponenten erforderlich, die aufeinander aufbauen und zueinander in Abhängigkeit stehen.
Bereits der Aufbau und die Abstimmung der Komponenten aufeinander entscheiden darüber, wie erfolgreich sich eine veränderte Organisationsstruktur im Unternehmen und der Projektabwicklung anwenden lässt.
Architekturbüros verfügen in vielen Fällen, ob bewusst oder unbewusst, über ein seit Jahren gewachsenes Wissen und internes KNOW-HOW. ... DERPLUSARCHITEKT. lokalisiert und sichert in einem ersten Schritt dieses Kapital. Er ergänzt als Architekt, Referent, Berater und Coach erprobtes KNOW-HOW. sowie erprobte Instrumente der KOMMUNIKATION. und entwickelt daraus eine individuell funktionierende Organisationsstruktur ... einfach SIMPLE.
KONSOLE.
einrichten
Zur Bewältigung immer komplexer werdender Aufga- benstellungen, sehen sich Architekten mit der Notwen- digkeit konfrontiert, neben der erforderlichen Kreativität in der Projektgestaltung, im Management strukturiert zu agieren und nachhaltig zu dokumentieren.
Als KONSOLE. und zur Orientierung in der Nutzung eignet sich, je nach Bürogröße, der Einsatz einer zentralen Datenstruktur und/oder einer, auf den Bedarf an- gepassten Management-Software. Hiermit lassen sich Daten und Informationen zentral und auch in Teams nutzbar abbilden und strukturieren.
Alltägliche Vorgänge, wie die Verwaltung von Adressen und die Erstellung von Dokumenten, werden effizienter. KNOW-HOW. aus internem und/oder externem Spezialwissen lässt sich funktionierend integrieren und wirkungsvoll anwenden.
KNOW-HOW.
Die wirklichen Helfer und Effizienz-Tools im beruflichen Alltag werden entwickelt und abgelegt. In unterschied- lichen Managementbereichen lassen sich Übersichten, Dokumente, Assistenten und Abläufe gestalten, abbilden und in unterschiedlichsten Formen auf der KONSOLE. zentral strukturieren und bereitstellen.
Das eigentliche Büro-interne KNOW-HOW. erhält eine nachvollziehbare und nutzbare Form.
Als Beispiel werden im Bauherrenmanagement, zur gezielten Steuerung von Entscheidungen, vorbereitete Workflow-Dokumente integriert und für die Anwendung, auch von Projektteams, auf der KONSOLE. bereitgestellt.
Hierdurch werden der Bauherr und sonstige Projektbe-teiligte durch den wesentlichen Entscheidungs-Prozess (die Festlegung von Farben und Materialien) geführt, Ergebnisse zentral dokumentiert und Entscheidungen vor ungerechtfertigten Haftungsansprüchen schützend, leicht recherchierbar archiviert.
entwickeln und aufbauen
zentrale Datenstruktur
strukturiert
systematische Ablage über Ordner-struktur mit logischer Datensuche
unstrukturiert
ablage der Daten in einem Pool mit Verschlagwortung und Suchfunktion
Managementsoftware
CRM
Verwaltung und Betreuung von Kunden
PMS
Projektabwicklung
DMS
Dokumente erstellen und verwalten
ERP
Ressourcenplanung
Büro- und Unternehmensmanagement
Struktur
für Kunden, Akten- und Dokumente, Meetings, Assistenten, Workflows, ...
Instrumente
Office-Templates, Protokoll, Signatur, Info-Sheets, Master, ...
Projektmanagement
Struktur
für Projekte, Layer, Assistenten, Work-flows, Projektworkshops, ...
Instrumente
Projekt-Templates, Koordination der AVA, Koordination der Abrechnung, ...
zusätzliche Managementbereiche
BHM
Bauherrenmanagement
FM
Funktionsmanagement
FMM
Farb- und Materialmanagement
SM
Störungsmangement
BM
Bedarfsmanagement
KOMMUNIKATION.
dokumentieren und schulen
Neue oder veränderte Strukturen benötigen eine nach- haltige Dokumentation in Verbindung mit Schulung und Fortbildung.
Zum einen ist die Funktion und Erreichbarkeit der KONSOLE. aber auch die Anwendung einzelner KNOW-HOW.-Tools schriftlich und somit nachhaltig zu dokumentieren. Einarbeitungsphasen gestalten sich so effizienter und die Durchsetzung von einheitlichen Arbeitsweisen und -abläufen erhält eine Grundlage.
Zur effektiven und gesicherten Nutzung sind zusätzlich Schulungen und Workshops erforderlich, die neben dem Abbau erster Hemmschwellen gegenüber Neuem, die Beteiligung der Mitarbeiter und Rückkopplung ins interne KNOW-HOW. ermöglichen und sichern.
Mitarbeiter erlernen auf diesem Weg, neben dem zielgerichteten Einsatz, den Stellenwert der Neuerung im Unternehmen, sowie den eigenen Nutzen und den Mehrwert in der Anwendung im Projekt.
Dokumentation
Einzelnem KNOW-HOW. wird ein komprimierte Beschreibung zu Geltungsbereich, Anwendung, Ziel, Zuständigkeit, Ablauf, etc. als Assistent zugeordnet.
Durch zentrale Ablage und Verwaltung der Assistenten entsteht sukzessive ein Büro-internes QM-Handbuch.
Schulung und Weiterbildung
Inhouse
lebendige Workshops schulen und beteiligen Mitarbeiter
Seminare
themenverwandte Seminare steigern die Informationsdichte zur Umsetzung z.B. neuer Managementbereiche
Coaching
externe Dienstleister schulen ausgewählte Mitarbeiter in der gezielten Anwendung einzelner Instrumente des KNOW-HOW.
Bereits erste Eingriffe in die Bürostruktur erzeugen durch die Bereitstellung von zusätzlichem KNOW-HOW. Zeitgewinne und schonen unmittelbar die vorhandenen Projektbudgets. Schnell wird die Optimierung der Bürostruktur auch im Projektablauf und somit für den Kunden/Bauherrn spürbar. Neben der verbesserten Außenwirkung lassen sich die Struktur und/oder einzelne Instrumente ebenso erfolgreich in das Büromarketing sowie die Projektakquise einbinden ... einfach SIMPLE.
ich will mehrzeit@simple.derplusarchitekt.de
Wenn jemand zu Dir sagt "das geht nicht!"
denk daran, das sind seine Grenzen, nicht Deine.
Autor unbekannt