Mehr Zeit im Projekt 

die Bürostruktur für Architekten

... einfach SIMPLE.

STRUKTUR

KOMPONENTEN

ABLAUF

Aus nur drei Komponenten entsteht eine erfolgreich arbeitende Organisationsstruktur und schafft Zeit fürs Wesentliche ... die konsequente und erfolgreiche Arbeit im Projekt. Für Architekten gestaltet sich nunmehr der Aufbau eines funktionierenden Büro- und Projektmanagements ... einfach SIMPLE.

 

Architekten und Unternehmer sind häufig der Überzeugung, auftretende Probleme im Büromanagement und der Projektabwicklung ließen sich ausschließlich durch den Einbau einer neuen Management-Software beheben. Die Nutzung im Alltag zeigt schnell, dass eine Software durchaus die funktionale Handhabung von z. B. Kontakten, Schriftverkehr, Honoraren und Ressourcen effizienter gestaltet, allerdings in der Regel für inhaltliche Lösungen im z. B. Projekt-, Bauherren-, Entscheidungs- und Funktionsmanagement wenig zusätzliches KNOW-HOW. bietet. Für eine funktionierende und erfolgreich arbeitende Organisationsstruktur eines Architekturbüros werden daher zwei weitere Komponenten erforderlich, die aufeinander aufbauen und zueinander in Abhängigkeit stehen.

Bereits der Aufbau und die Abstimmung der Komponenten aufeinander entscheiden darüber, wie erfolgreich sich eine veränderte Organisationsstruktur im Unternehmen und der Projektabwicklung anwenden lässt.

Architekturbüros verfügen in vielen Fällen, ob bewusst oder unbewusst, über ein seit Jahren gewachsenes Wissen und internes KNOW-HOW. ... DERPLUSARCHITEKT. lokalisiert und sichert in einem ersten Schritt dieses Kapital. Er ergänzt als Architekt, Referent, Berater und Coach erprobtes KNOW-HOW. sowie erprobte Instrumente der KOMMUNIKATION. und entwickelt daraus eine individuell funktionierende Organisationsstruktur ... einfach SIMPLE. 

KONSOLE. 

einrichten

 
 

Zur Bewältigung immer komplexer werdender Aufga- benstellungen, sehen sich Architekten mit der Notwen- digkeit konfrontiert, neben der erforderlichen Kreativität in der Projektgestaltung, im Management strukturiert zu agieren und nachhaltig zu dokumentieren.

Als KONSOLE. und zur Orientierung in der Nutzung eignet sich, je nach Bürogröße, der Einsatz einer zentralen Datenstruktur und/oder einer, auf den Bedarf an- gepassten Management-Software. Hiermit lassen sich Daten und Informationen zentral und auch in Teams nutzbar abbilden und strukturieren.

Alltägliche Vorgänge, wie die Verwaltung von Adressen und die Erstellung von Dokumenten, werden effizienter. KNOW-HOW. aus internem und/oder externem Spezialwissen lässt sich funktionierend integrieren und wirkungsvoll anwenden. 

KNOW-HOW. 

Die wirklichen Helfer und Effizienz-Tools im beruflichen Alltag werden entwickelt und abgelegt. In unterschied- lichen Managementbereichen lassen sich Übersichten, Dokumente, Assistenten und Abläufe gestalten, abbilden und in unterschiedlichsten Formen auf der KONSOLE. zentral strukturieren und bereitstellen.

 

Das eigentliche Büro-interne KNOW-HOW. erhält eine nachvollziehbare und nutzbare Form.

Als Beispiel werden im Bauherrenmanagement, zur gezielten Steuerung von Entscheidungen, vorbereitete Workflow-Dokumente integriert und für die Anwendung, auch von Projektteams, auf der KONSOLE. bereitgestellt.

 

Hierdurch werden der Bauherr und sonstige Projektbe-teiligte durch den wesentlichen Entscheidungs-Prozess (die Festlegung von Farben und Materialien) geführt, Ergebnisse zentral dokumentiert und Entscheidungen vor ungerechtfertigten Haftungsansprüchen schützend, leicht recherchierbar archiviert. 

entwickeln und aufbauen

zentrale Datenstruktur

strukturiert

systematische Ablage über Ordner-struktur mit logischer Datensuche

unstrukturiert

ablage der Daten in einem Pool mit Verschlagwortung und Suchfunktion

Managementsoftware

CRM

Verwaltung und Betreuung von Kunden

PMS

Projektabwicklung

DMS

Dokumente erstellen und verwalten

ERP

Ressourcenplanung

Büro- und Unternehmensmanagement

Struktur

für Kunden, Akten- und Dokumente, Meetings, Assistenten, Workflows, ...

Instrumente

Office-Templates, Protokoll, Signatur, Info-Sheets, Master, ...

Projektmanagement

Struktur

für Projekte, Layer, Assistenten, Work-flows, Projektworkshops, ...

Instrumente

Projekt-Templates, Koordination der AVA, Koordination der Abrechnung, ...

zusätzliche Managementbereiche

BHM

Bauherrenmanagement

FM

Funktionsmanagement

FMM

Farb- und Materialmanagement

SM

Störungsmangement

BM

Bedarfsmanagement

KOMMUNIKATION.

dokumentieren und schulen

Neue oder veränderte Strukturen benötigen eine nach- haltige Dokumentation in Verbindung mit Schulung und Fortbildung.

Zum einen ist die Funktion und Erreichbarkeit der KONSOLE. aber auch die Anwendung einzelner KNOW-HOW.-Tools schriftlich und somit nachhaltig zu dokumentieren. Einarbeitungsphasen gestalten sich so effizienter und die Durchsetzung von einheitlichen Arbeitsweisen und -abläufen erhält eine Grundlage.

Zur effektiven und gesicherten Nutzung sind zusätzlich Schulungen und Workshops erforderlich, die neben dem Abbau erster Hemmschwellen gegenüber Neuem, die Beteiligung der Mitarbeiter und Rückkopplung ins interne KNOW-HOW. ermöglichen und sichern.

 

Mitarbeiter erlernen auf diesem Weg, neben dem zielgerichteten Einsatz, den Stellenwert der Neuerung im Unternehmen, sowie den eigenen Nutzen und den Mehrwert in der Anwendung im Projekt. 

Dokumentation

Einzelnem KNOW-HOW. wird ein komprimierte Beschreibung zu Geltungsbereich, Anwendung, Ziel, Zuständigkeit, Ablauf, etc. als Assistent zugeordnet.

Durch zentrale Ablage und Verwaltung der Assistenten entsteht sukzessive ein Büro-internes QM-Handbuch.

Schulung und Weiterbildung

Inhouse

lebendige Workshops schulen und beteiligen Mitarbeiter

Seminare

themenverwandte Seminare steigern die Informationsdichte zur Umsetzung z.B. neuer Managementbereiche

Coaching

externe Dienstleister schulen ausgewählte Mitarbeiter in der gezielten Anwendung einzelner Instrumente des KNOW-HOW.

Bereits erste Eingriffe in die Bürostruktur erzeugen durch die Bereitstellung von zusätzlichem KNOW-HOW. Zeitgewinne und schonen unmittelbar die vorhandenen Projektbudgets. Schnell wird die Optimierung der Bürostruktur auch im Projektablauf und somit für den Kunden/Bauherrn spürbar. Neben der verbesserten Außenwirkung lassen sich die Struktur und/oder einzelne Instrumente ebenso erfolgreich in das Büromarketing sowie die Projektakquise einbinden ... einfach SIMPLE.

Wenn jemand zu Dir sagt "das geht nicht!"

denk daran, das sind seine Grenzen, nicht Deine.

Autor unbekannt